Format général pour importer des anciennes observations dans eBird

Plusieurs personnes ont cumulé au cours des années leurs observations dans des bases de données (Dbase, Paradox , etc.) ou des chiffriers électronique (Excel, etc.).

Il est possible d'exporter ces données dans eBird si elles respectent un format particulier composé de 19 champs d'informations différents (pas tous obligatoires) délimités par des virgules (,).
[ J'aimerais voir l'aide d'eBird sur ce sujet (en anglais) ]

Cependant, si vos données ont aussi été transmises dans ÉPOQ par le biais de feuillets ou par voie électronique, il est préférable d'attendre car elles seront disponibles d'ici quelques temps dans le format utilisé par eBird.
[ Lire le message du 7 décembre 2013  concernant le transfert des données d'ÉPOQ vers  eBird (Ornitho-Qc) ]

Voici un court exemple pour deux espèces d'une même liste (Rimouski, 29 mai 2012, stationnaire, 1 observateur, 75 minutes, liste de toutes les espèces identifiées) :

Mourning Dove,Zenaida,macroura,2,,Rimouski,,,5/29/2012,12:00,QC,CA,Stationary,1,75,Y,,,
Pine Siskin,Spinus,pinus,2,,Rimouski,,,5/29/2012,12:00,QC,CA,Stationary,1,75,Y,,,

Ce qui suit est la définition des 19 champs de données délimités par des virgules
1A,2B,3C,4D,5E,6F,7G,8H,9I,10J,11K,12L,13M,14N,15O,16P,17Q,18R,19S

1A  : Nom commun en anglais (si le nom anglais est utilisé, les 2B et 3C peuvent rester vides)
2B  : Nom scientifique - Genre
3C  : Nom scientifique - Espèce
  ***  Si le nom commun anglais est entré, pas obligé d'entrer «Genre et Espèce».
  *** Liste des espèces du Québec en français, anglais et scientifique :   [ Format Excel ]   [ Format PDF ]

4D  : Nombre d'individus pour cette espèce.
  *** Si ce champ est vide ou si on entre la lettre «x», cela signifie seulement que l'espèce est présente.
        Utiliser «x» n'est pas recommandé, mais parfois nécessaire quand on entre des observations anciennes.
5E  : Commentaires pour cette espèce. Jusqu'à 4000 caractères permis.
       Attention aux virgules et caractères accentués (voir pourquoi plus bas).
6F  : Endroit de l'observation. Jusqu'à 254 caractères permis.
7G  : Latitude : Format décimal entre -90 et 90.  Ex. pour ville Québec : 46.815
8H  : Longitude : Format décimal entre -180 et 180. Ex. pour ville Québec :  -71.533
9I   : Date de l'observation : Mois/Jour/Année Ex. : 12/15/2012 (15 déc. 2012)  1/07/2013 (7 jan. 2013)
10J : Heure du début de l'observation : 8:35 PM ou 20:35 ;  10:25 AM ou 10:25
11K : Province ou état : 2 lettres pour Canada et US. Pour Québec : QC
12L : Pays : 2 lettres. pour Canada : CA

13M : Protocole d'observation : 4 choix possibles :

Casual	Observation informelle. Nécessite date (9I) et heure de début (10J). C'est souvent le protocole qu'il faut utiliser pour des données anciennes, car la durée des observations et la distance parcourue ne sont pas disponibles. Ne pas créer de durée ou de distance fictives, car cela fausserait les résultats lors de l'analyse des données par eBird ou des chercheurs.
Stationary	Relevé ponctuel ou stationnaire. Fait sans se déplacer de plus de 100 mètres. Nécessite date (9I), heure de début (10J) et durée (15O).
Traveling	Relevé en mouvement ou en transect. Fait en se déplaçant. Idéalement des déplacements 8 km. et moins. Nécessite date (9I), heure de début (10J), durée (15O) et distance (17Q)
Area	Relevé exhaustif dans un secteur. date (9I), heure de début (10J), durée (15O) et Superficie(18R)

14N : Nombre d'observateurs : 1 ou plus. Utilisé par eBird pour calculer l'effort total fourni.
15O : Durée de l'observation : en minutes.
16P : Est-ce que toutes les espèces identifiées ont été rapportées? Y (oui) ou N (non)
*** Pour que les données soient les plus utiles possible pour la recherche, il est important de rapporter toutes les espèces qui ont été identifiées.
17Q : Distance parcourue : En milles. Utilisé pour les relevés en mouvements.
18R : Superficie : En acres. Utilisé pour les relevés exhaustif.
19S : Commentaire général pour la liste : Non visible par les autres utilisateurs. Jusqu'à 4000 caractères permis.
         Attention aux virgules et caractères accentués (voir pourquoi plus bas).

Attention -À lire attentivement

1- Comment utiliser des virgules dans des commentaires?

Comme la virgule sert à délimiter un champ, on ne pourrait normalement pas pouvoir utiliser de virgule dans les données que nous entrons sans créer d'erreur.

Cependant cela peut être contourné ainsi :

Si un champ débute et se termine par un double guillemet ( " ), les virgules ne seront plus interprétées comme un délimiteur mais comme faisant partie du texte.

Exemple qui NE FONCTIONNE PAS  pour un commentaire général (5B) contenant une virgule :

Pine Siskin,Spinus,pinus,2,L'oiseau,tout gelé, était couvert de neige,Rimouski,,,5/29/2012,12:00,QC,CA,Stationary,1,75,Y,,,

Exemple qui FONCTIONNE :
Pine Siskin,Spinus,pinus,2,"L'oiseau, tout gelé, était couvert de neige",Rimouski,,,5/29/2012,12:00,QC,CA,Stationary,1,75,Y,,,

Le champ 5B débute alors par  « ," »  et se termine par  « ", »

Il faut aussi s'assurer qu'il n'y a aucun double guillemet ( " ) à l'intérieur de nos données personnelles.
Important : le double guillemet (une touche au clavier) est différent du double apostrophe ( '' ) qui consiste à taper 2 apostrophes l'un après l'autre.

2- Une fois les données préparées en utilisant le bon format, il faut sauver ce fichier texte en utilisant .CSV comme extension du fichier (les 4 dernièrs caractères à la fin du nom du fichier).

3- La grosseur du fichier CSV créé ne doit pas dépasser 1 Mo (Mégaoctets).
S'il est plus gros que cela, il faut alors le diviser en pour ne pas dépasser la limite de 1 Mo par fichier qui sera importé dans eBird.

4- Si Excel est le logiciel utilisé pour faire le transfert en CSV, il est possible que le délimiteurs utilisé soit le « ; », ce qui empêche l'importation correcte dans eBird. Une page d'aide sera bientôt disponible à ce sujet.

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